Pienen yrityksen sähköiset laskut
Kaikki mikä voidaan, digitalisoidaan, on ollut 2000-luvun teema. Digitalisointi ja sähköinen laskutus aiheuttaa harmaita hiuksia pienille yrityksille. Digitalisoinnin ja sähköisen laskutuksen katsotaan aiheuttavan ylimääräisiä kustannuksia, joihin mikroyrityksillä ei omasta mielestään ole varaa. Joillekin yrittäjille sähköinen laskutus on pelottava asia. Edelleenkin ajatellaan myös niin, että kaikki yrityksen asiat tulevat läpinäkyväksi esim. verottajalle, jos ne ovat sähköisessä muodossa.
Vuonna 2021 Suomessa on lähetetty 120 milj. paperilaskua. Suomessa, jonka pitäisi olla digitalisaation edelläkävijä.
Hoida laskut sähköisesti
Selkein ja aikaa säästävin ratkaisu sähköiseen laskutukseen pienyrittäjälle on hoitaa sähköinen laskutus taloushallinnon järjestelmässä. Eli samassa järjestelmässä kuin kirjanpito. Kun yrittäjällä itsellään on käytössä taloushallinon järjestelmä (esim. Netvisor, Fennoa, Procountor), myös kirjanpito muuttuu läpinäkyväksi, kun se on samassa järjestelmässä. Yrittäjä on vastuussa kirjanpidon oikeellisuudesta ja ainoa järkevä tapa valvoa sitä, on käyttää samaa taloushallinnon järjestelmää kuin kirjanpitäjä.
Mitä tarkoittaa käytännössä lause ”Sähköinen laskutus hoidetaan taloushallinnon järjestelmässä”?
- Yritys tekee myyntilaskut taloushallinnon järjestelmässä ja lähettää ne verkkolaskuina yritysasiakkaille ja e-laskuna tai sähköpostilaskuna kuluttaja-asiakkaille.
- Yritys käyttää yritystiliä, jonka tiliotteen pankki toimittaa automaattisesti taloushallinnon järjestelmään.
- Tiliotteen perusteella taloushallinnon järjestelmä kuittaa myyntilaskut maksetuiksi, joten manuaalista valvontaa ei tarvita.
- KAIKKI ostolaskut tilataan taloushallinnon järjestelmään verkkolaskuina, hyväksytään ja maksetaan sieltä. Jos laskuja on edelleen useammassa paikassa, osa hyödyistä menetetään.
Taloushallinnon järjestelmät tukevat kaikkea em. toimintaa ja osaat käyttää niitä, jos osaat käyttää verkkopankkia.
Jos sekä myynti- että ostoreskontra hoidetaan samassa järjestelmässä kuin kirjanpito, mitään tositteiden manuaalisia siirtoja ei tarvita, koska sähköisissä laskuissa on mukana tosite. Verkkolaskulain mukaan yrityksellä on oikeus vaatia kaikki laskut sähköisenä, ja tätä oikeutta kannattaa käyttää aina, kun ostaa tai tilaa jotain laskulle.
Sitten ne kustannukset. Sähköisen laskutuksen käyttäminen saattaa olla suoraan rahassa mitattuna kalliimpaa kuin puoli manuaalinen toiminta. Tarvitaan yritystili, sähköinen tiliote, verkkolaskuosoite, ja taloushallinnon ohjelmiston käyttöoikeudet.
Jos käytät tilitoimistoa, kustannuksiin tulee helpotusta yleensä siitä, että kirjanpidon kustannukset alenevat, kun manuaalityö ja käytetty aika vähenee. Pyydä tilitoimistoltasi ja pankiltasi tarjous, jossa on huomioitu sähköinen laskutus molempiin suuntiin. Mutta ole tarkkana, että et osta mitään ylimääräistä. Myös Sinulla menee laskuihin vähemmän aikaa, koska tositteita ei tarvitse siirrellä. Kun laskut ovat samassa paikassa, etsimiseen ja muistamiseen ei mene aikaa. Jos teet kirjanpidon itse, suurin hyöty tulee ajan säästöstä. Tilanteestasi riippuen sähköinen ratkaisu voi olla myös kustannuksiltaan edullisempi kuin manuaalinen ratkaisu. Sähköinen laskutus voi olla kustannustehokas ratkaisu myös silloin, kun laskuja on vähän.
Hoida laskut manuaalisesti
Toinen, manuaalinen vaihtoehto sähköiselle laskutukselle on hyödyntää verkkopankkia ja laskutuspalvelua esim. Isolta tai verkkolaskut.fi. Teet myyntilaskut verkkopankissa tai laskutuspalvelussa ja lähetät ne samaan tapaan kuin taloushallinnon järjestelmästä verkkolaskuna, e-laskuna tai sähköpostilaskuna. Sinulla on yritystili ja vastaanotat ja maksat kaikki verkkolaskut yritysverkkopankissa. Siirrät tositteet manuaalisesti laskutuspalvelusta ja verkkopankista kirjanpitoon. Seuraat manuaalisesti, että myyntilaskut tulee maksetuksi. Tässä toimintatavassa on paljon manuaalityötä, jolloin myös virheiden riski kasvaa.
Molemmissa vaihtoehdoissa kannattaa huolehtia siitä, että joku voi maksaa laskut ja toimittaa tositteet kirjanpitoon, jos et pysty itse tekemään sitä esim. sairastut vakavasti. Sähköisessä toimintatavassa varahenkilöjärjestelyistä on helppo sopia tilitoimiston kanssa, koska kaikki laskut ovat samassa järjestelmässä.
Päädyitpä mihin tahansa ratkaisuun, yrittäjän elämääsi helpottaa, jos kaikille samantyyppisille laskuille on samanlainen ratkaisu. Eli kaikki myyntilaskut lähetetään yhdestä paikasta ja kaikki ostolaskut vastaanotetaan yhteen paikkaa.
Sparraan mielelläni Sinua hyvän ratkaisun löytämisessä. Ota yhteyttä hillevi.paallysaho@reload.fi tai 0407420578.
Tilaa halkoo.fi -palvelun uutiskirje: https://www.reload.fi/halkoo/#postituslista ja ota facebook seurantaan: https://www.facebook.com/www.halkoo.fi/
