Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Reload Oy käsittelee asiakkaidensa ja toimintaansa liittyvien ja osallistuvien henkilöiden henkilötietoja. Reload Oy käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n ja muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Laatimispäivä: 27.12.2022

Rekisterinpitäjä

Reload Oy
Y-tunnus: 1477312-7
Osoite: Hauentie 5, 19600 HARTOLA
P. +358407420578
Sähköposti: hillevi.paallysaho@reload.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hillevi Päällysaho
P. +358407420578
Sähköposti: hillevi.paallysaho@reload.fi

Rekisterit, käyttötarkoitukset ja käsittelyn perusteet

Asiakasrekisteri: Asiakasrekisteriä käytetään asiakas-/alihankintasuhteiden ja toimeksiantojen hoitoon eli sopimuksiin ja laskutukseen. Lisäksi asiakasrekisteriä käytetään myyntiprosessin hallinnointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun asiakas-/sopimussuhteen, toimeksiannon hoitamisen tai muun asiallisen syyn perusteella.

Tapahtumarekisteri: Tapahtumarekisteriä käytetään sähköisiin tai live tapahtumiin osallistuvien asiakkaiden ilmoittautumisten ja osallistumisten rekisteröintiin sekä tapahtumien läpiviennin hallintaan.

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, tapahtumaan liittyvään osallistumisen hoitoon ja suoramarkkinoinnin osalta oikeutettuun etuun.

Markkinointirekisteri: Markkinointirekisteriä käytetään markkinointiviestinnän hoitamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille.

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaalta saatuun lupaan tai aiemmin hankittuihin palveluihin / tehtyihin sopimuksiin (oikeutettu etu).

Asiakas voi koska tahansa estää markkinointiviestinnän ilmoittamalla siitä Reload Oy:lle.

Rekisterien tietosisältö

Asiakasrekisteri

• Yrityksen virallinen nimi, y-tunnus ja osoite
• Laskun toimitustiedot, verkkolaskuosoite, laskutustapa ja maksuehdot
• Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Alihankkijan yritys, y-tunnus ja laskutustiedot
• Toimeksiantoihin osallistuvien henkilöiden etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Hankitut palvelut ja toimeksiannot
• Asiakaskohtaiset hinnat, laskurivit ja maksuhistoria

Tapahtumarekisteri

• Tapahtuman tiedot: aika, paikka, sisältö
• osallistujan etu- ja sukunimi, titteli, työnantaja, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Osallistumismaksut
• Palautteet

Markkinointirekisteri

• etu- ja sukunimi, titteli, työnantaja, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• kontaktointihistoria
• markkinointikiellot- ja suostumukset
• Uutiskirjetilaukset

Tietolähteet

Rekisteritietoja päivitetään pääasiassa asiakkaan/yhteyshenkilön Reload Oy:lle antamien tietojen perusteella.

Lisäksi yhteystietoja voidaan hakea julkisista rekistereistä ja muista julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei laissa aseteta siihen velvoitetta.

Reload Oy on ulkoistanut laskutuksen ja markkinointiviestintää alihankkijoille, jotka toimivat Reload Oy:n lukuun. Jos alihankkijat siirtävät Reload Oy.n hallinnoimia tietoja EU/Eta-alueen ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että alihankkijamme ovat sitoutuneet toteuttamaan siirron Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvä ohjeistus.

Henkilötiedot ovat vain yrittäjän omassa käytössä.

Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja 2 kokonaisen kalenterivuoden ajan toimeksiantosopimuksen tai edellisen yhteydenoton päättymisestä. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot seuraavan 3 kuukauden kuluessa noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.

Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

• rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Evästeet

Reload käyttää sivuillaan evästeitä. Lisätietoja sivun alalaidasta löytyvästä ”Cookie-asetukset” -linkistä.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.